7 Antworten Neueste Antwort am Sep 1, 2016 3:41 AM von NorbertWeiss_1

    Rechnungen und Gutschriften in einer Tabelle mit zwei Layouts

    anfangspeter

      Liebe Filemaker-Community, liebe Forenmitglieder,

      als vollkommener Anfänger in Filemaker (habe vor mehr als einem Jahrzehnt längere Zeit mit DB-Anpassungen unter MS Access zu tun gehabt) habe ich eine Frage und wäre froh, wenn mir jemand der erfahrenen Benutzer hierzu eine Antwort geben würde.

      Ich arbeite in einem kleinen Handwerksbetrieb und bin gerade dabei, eine überschaubare „Komplettlösung“ für unseren Betrieb mit Filemaker Advanced Pro 15 zu erstellen. Filemaker Advanced Pro habe ich im April 2016 gekauft und verbringe seither ziemlich viel Zeit damit, natürlich liegt meine Konzentration auf dem Lernen der Anwendung. Ich habe in der Vergangenheit die Erfahrung gemacht, dass eine neue Anwendung mehr Lernerfolg bringt, wenn man zwischen Beispielanwendungen, Dokumentationen (alle bekannten habe ich mir gekauft) und dem Zielprojekt die Lernzeit aufteilt (Verbesserungen meiner Vorgehensweise sind herzlich willkommen).

       

      Meine Frage ist daher folgende: In meiner Tabelle „Rechnungen“ arbeite ich mit einem Primärschlüssel „Rechnungs_ID“ (fortlaufende Nummer: 2016/xxx).

      Sollte jedoch einmal eine Rechnung falsch erstellt worden sein, benötige ich eine(n) Korrekturbeleg/Gutschrift, welche die nächste fortlaufende Nummer erhält.

       

      „Natürlich“ enthält mein Datenbankmodell zahlreiche Tabellen, es läge also nicht an der Problematik der Relationen.

       

      Mit einer separaten Tabelle mit Gutschriften möchte ich das nicht lösen. Meine Idee und Frage hierzu wäre also, ob ich die Tabelle „Rechnungen“ nicht zusätzlich mit einem weiteren Feld (Rechnung, Gutschrift) ausstatten und im nötigen Fall einfach eine Gutschrift (sozusagen als negative Rechnung) über die Tabelle „Rechnungen“ in einem separaten Layout durchführen soll. Der Rechnungsbetrag in der Tabelle „Rechnungen“ würde mit einem negativen Vorzeichen eingegeben und erscheinen (Auswertung über Umsätze würde stimmen) und über das gesonderte Layout für Gutschriften würde auch nur der Inhalt aus der Tabelle Rechnungen in den Datensatz eingehen.

      Ich würde mich freuen, wenn eine/einer der erfahrenen AnwenderINNen eine Aussage posten würde.

       

      Anbei auch ein Screenshot meines Entwurfs, dass dieser noch zahlreichen Überarbeitungen bedarf ist mir vollkommen klar.
       

      Schon jetzt möchte ich mich bei diesem Forum als neues Mitglied bedanken, alleine das Lesen des Forums hat mir bei den ersten (und sicherlich nicht letzten) Problemen sehr gut geholfen.

       

      Viele Grüße

      Peter Hoyer


       

        • 1. Re: Rechnungen und Gutschriften in einer Tabelle mit zwei Layouts
          HLandschulz

          Hallo Peter,

           

          ich finde Deinen Ansatz schon mal richtig: Gutschriften sind Rechnungen mit negativem Vorzeichen.

          Warum also willst Du dafür ein eigenes Layout bauen?

          Ich zeige Gutschriften im selben Layout an, in dem auch Rechnungen angezeigt/bearbeitet werden.

          Somit habe ich die negativen Umsätze sofort in der Umsatzliste, Steuerberechnung, Auswertung beim Kunden, ...

          Meiner Meinung nach brauchst Du auch kein weiteres Feld - nur ein Feld "Belegart". Das wird beim Anlegen eines neuen Datensatzes entweder mit dem Wort "Rechnung" oder "Gutschrift" gefüllt. Damit kannst Du dann auch gut weitere Aktionen/Formeln, ... steuern.

           

          Tipp: Echte Daten (hier die Belegnummer) als Primärschlüssel zu verwenden, ist meistens keine gute Idee.

          Ich vergebe jedem Datensatz eine ID (als fortlaufende Nummer oder per Berechnung als UUID), die der normale User nicht sieht.

          Die Belegnummer ist ein "normales" Feld, welches per Script z.B. beim Drucken gefüllt wird.

          Was machst Du beim Jahreswechsel - dann gehst Du in die Felddefinitionen? Und dann muß noch eine Rechnung aufs alte Jahr geschrieben werden - dann gehst Du wieder in die Felddefinitionen? Das gibt Kuddelmuddel  ;-)

           

          Heike

           

          P.S. So als Tipp: Such doch mal für das Beziehungsdiagramm nach dem Begriff "Anker-Boje"

          • 2. Re: Rechnungen und Gutschriften in einer Tabelle mit zwei Layouts
            anfangspeter

            Hallo Heike,

             

            vielen Dank für Deine Antwort. Ich habe, wir von dir empfohlen, in die Tabelle "AGR" das Feld "Belegart" aufgenommen und eine Werteliste erstellt. Zusätzlich habe ich noch den Haken bei "Wert aus zuletzt besuchtem Datensatz" aktiviert.

            Die Idee mit den zwei Layouts kam mir, da unsere Rechnungen teilweise viele Positionen aufweisen, darüber hinaus gruppiert werden müssen (Lohnpositionen, Materialpositionen) und wir zusätzlich noch nach § 35a EStG ausweisen müssen. Somit ist selbst die Gutschrift/Korrektur u.U. sehr "lang".

            Bezüglich Anker-Boje kann ich sagen, dass ich alle namhaften Beiträge (inkl. des PDF von FM zu Datenmodellen) gelesen habe. Wollte unbedingt "klassisch" beginnen, überlege aber jetzt auch schon, Anker-Boje nochmals eingehend zu betrachten. Meine beiden Monteure sollen auch unterwegs mit dem iPad Zugriff auf die DB haben, da wäre Anker-Boje wahrscheinlich schneller.

             

            Wichtig war mir, dass ich vor lauter Lesen keinen Gedankenfehler hatte, ich danke dir nochmals ganz herzlich für deine Hilfe.

             

            Viele Grüße

            Peter

            • 3. Re: Rechnungen und Gutschriften in einer Tabelle mit zwei Layouts
              psc

              Hi,

               

              wobei die Belegart entweder noch die zwei Werte "Storno Rechnung" und "Storo Gutschrift" abbilden muss oder Du fügst noch ein Bool Feld "storniert" ein, das Default auf FALSE steht.

               

              VG

              Peter

              • 4. Re: Rechnungen und Gutschriften in einer Tabelle mit zwei Layouts
                anfangspeter

                Hallo Heike,

                 

                vor lauter Freude über deine Antwort habe ich vergessen, auf den zweiten Teil deines Posts zu antworten.

                Ja, in meinem "jugendlichen Leichtsinn" (alleine mein Alter macht diese Worte schon lächerlich) wäre ich bzgl. der Rechnungsnummer genau so verfahren, wie du es "angedroht" hast. Jetzt werde ich zunächst viel hierzu lesen, um nicht die Antwortkapazität der anderen Forenmitglieder zu strapazieren.

                 

                Nochmals vielen Dank

                Peter

                • 5. Re: Rechnungen und Gutschriften in einer Tabelle mit zwei Layouts
                  HLandschulz

                  Hallo,

                   

                  was bitte sollen denn Storno-Gutschriften im Vergleich zu Gutschriften sein.

                  Es gibt nur Rechnungen und Gutschriften - wobei die seit 2 Jahren eigentlich Stromrechnungen heißen.

                   

                  Gutschriften schreibt man an Lieferanten für die Vermittlung die Auftrages o.ä.

                   

                  Heike

                  • 6. Re: Rechnungen und Gutschriften in einer Tabelle mit zwei Layouts
                    psc

                    Hi,

                    jeder Beleg kann "storniert" werden, z.B. bei irrtümlicher Erstellung.

                    Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit, muss der Beleg immer erhalten bleiben, also löschen ist tabu.

                    Daher gibt es die "Stornierung", auch bei den neuerdings als "Rechnungskorrektur" bezeichneten Gutschriften oder bei den von Dir erwähnten Gutschriften an Lieferanten kann das vorkommen.

                     

                    VG

                    Peter

                    • 7. Re: Rechnungen und Gutschriften in einer Tabelle mit zwei Layouts
                      NorbertWeiss_1

                      Einfach Positionen mit NEGATIVER Menge (nicht Betrag) erfassen. Der Rest - inkl. Steuern usw. errechnet sich dann meist automatisch. Der Belegtitel "Rechnung" oder "Gutschrift" sollte nach der positiven oder eben negativen Endsumme des Belegs via Formel variabel anzeigt werden.

                       

                      So kann man auch Rechnungs- und Gutschriftpositionen einfach mischen und Gutschriften für Preiskorrekturen sauber dokumentieren. Beispiel:

                       

                      Rechnung 1: 2 ST   EUR 100,-     EUR 200,-

                      Preis war falsch, EUR 80 wäre richtig gewesen:

                      Gutschrift:

                                          - 2 ST  EUR 100,-     EUR -200,-

                                         (korrektur des falschen Preises)

                                             2 ST  EUR 80,-       EUR 160,-

                                          (Rechnung mit richtigem Preis)

                                        Summe ergibt Differenzgutschrift:  EUR -40,-

                       

                      Sind Positionen artikelbezogen und wertet man später mal nach Artikeln aus, stimmen bei dieser Art einer Rechnungskorrektur sowohl Summe der Mengen als auch Summe des Umsatzes. Mit einer Differenzgutschrift wäre die Summe der Mengen einer solchen Auswertung falsch, außer man installiert ein komplexes Belegartensystem und darauf eingehende Auswertungstechnik.

                       

                      Aber warum kompliziert, wenn's auch einfach geht.